人生がときめく？資料の超整理方法

いつも他愛のないコラム｡｡｡をご覧いただき、誠にありがとうございます。(^^ゞ

会計事務所とお付合いするなかで、経営者様がストレスを感じることとの一つに「会計資料の受け渡し」があります。
本業に追われている経営者様にとって、請求書などの証憑類を整理するような間接業務は面倒であって、特に業績が思わしくないときは苦痛以外の何ものでもないようです。。。
我々も仕事だと思っていても、ついつい資料のお預りを遠慮してしまい業績のご報告がのびのびとなってしまうことがあります。

人生がときめく片付けの魔法

かくいう私も片づけが得意な方ではありませんが、先日思い立って「人生がときめく片づけの魔法」という書籍を購入しました。
著者の近藤麻理恵さん（通称 こんまりさん）は米国TIME誌の「世界で最も影響力のある100人」に選ばれた著名な方で、女性的な温かみのある文章で非常に読みやすくお勧めの書籍です。
本の趣旨を要約すると･･･
・片づけを習ったことがないから片づけられない
・片づけは「祭り」一気に片づける
・捨てるOR残すは、触ったときに「心がときめく」かどうかで判断する。
・残った「心がときめく」もので囲まれた生活が「理想の生活」で魔法がかかる。　等々

自分が今まで実践してきた整頓方法と違うものが多く、なるほど!!といった内容が多いなか心にグサリとささる文章がありました。抜粋しますと･･･

「散らかすという行為は、問題の本質から目をそらすための人間の防衛本能。」
「片づけをしてさっぱりとした状態になると、自然と自分の気持ちや内面、現状に向き合わざるを得ない。」
「目をそらしていた問題に気付かされ、いやがおうでも解決せざるを得なくなる。」
「片づけ始めたそのときから問題に向き合うことを迫られ、その結果人生が大きく動き始める」

前述したように、関与先様の業績が思わしくない場合、資料の受け渡しに難があるケースが多いように感じます。
経営者様からも業績報告を聞いて、現状に向き合うのがストレスであるという声もあります。意識せずとも、散らかすことによって、目をそらしたいという防衛本能が働いているのかも知れません。お忙しいだろうとお預りをのびのびにしてしまうことは、顧問税理士の責務をはたしているのか？考えさせられました。。。

ストレスレスな整理方法？

昨今、弊所では関与先様との資料の受け渡しを「Dropbox」というオンラインストレージサービスを利用することが多くなっています。
ご存知の方も多いと思われますが、無料で2Gまで利用できますので、会計資料の容量としては充分過ぎるほどです。
このクラウドストレージに通帳、請求書、出納帳、給与明細などの会計資料、または決算書類や契約書類なども、 PDFやEXCEL、CSVといった電子データで格納してしまうのです。
メールやPC環境が整備された昨今、紙で保存するものは限られており、ほとんどは電子データ化できます。
資料はなるべく電子データ化して格納し、目の前から無くしてしまえば良いのです。
原始証憑類や決算書類など、紙で保存義務があるもだけ、ダンボールにでも投げ込んでしまえばストレスも軽減されるのではないでしょうか。

Dropboxは非常に便利で、会計資料の受け渡しのほかにも色々と利用ができます。
弊所で得意としている業績や納税シミュレーションツールや、情報を共有する掲示板、経営のお役に立てるような関係資料も格納することができ、経営者様のご自身のタイミングで確認、閲覧することができます。

税理士が関与先様に貢献できることは色々あると考えております。
経営者様がなるべくストレスを感じずに、本業に注力できる体制作りをすること、また、タイムリーに業績や情報を報告して経営のお役に立てていただくこと、このようなサービスでも貢献できるのではないかと考えております。